Pianificazione e budget
Parte di Fornitori e acquisto media
Chiarire proprietà di account e dati
Come definire permessi, disponibilità dei report e passaggio di consegne quando un fornitore gestisce gli account pubblicitari.
Prima di affidare le campagne a un fornitore, chiarite chi amministra gli account, quali materiali e dati potrete ottenere e come proseguirà il lavoro alla fine dell’incarico. La formula «account di proprietà del cliente» è insufficiente se non sono definiti accessi, permessi e passaggio di consegne.
Fonti normative e linee guida rilevanti per la gestione degli account
- Guida Google Ads - Accesso account
- Supporto ufficiale Google
- Gestione dati personali in Google Analytics
- Linee guida ufficiali
- Sicurezza e controllo accessi
- Best practices Google
Separare accessi, materiali e dati personali
L’accesso tecnico determina chi può leggere i report, modificare campagne, gestire utenti o intervenire sulla fatturazione. L’accordo con il fornitore determina quali creatività, configurazioni e documenti saranno consegnati. I ruoli relativi ai dati personali dipendono invece dalle attività svolte e dalle decisioni sul trattamento. Una risposta non si ricava automaticamente dalle altre.
Verificate nelle interfacce della piattaforma chi può amministrare gli account e quali permessi sono stati concessi. La disponibilità tecnica di un accesso non sostituisce gli accordi sul rapporto con il fornitore né definisce da sola chi potrà ottenere materiali e dati alla fine dell’incarico.
Possono esistere anche situazioni di contitolarità. Quando un soggetto opera come responsabile, è consigliabile definire i compiti, compresa la gestione dei dati alla fine del rapporto. Il nome attribuito all’account pubblicitario non stabilisce da solo questi ruoli.
Registrare i permessi effettivi
Elencate gli account pubblicitari, le proprietà di analisi, i tag, i cataloghi e gli archivi dei materiali effettivamente usati. Per ciascuno annotate:
| Risorsa | Decisione da documentare |
|---|---|
| Account e proprietà | Chi li ha creati e chi dispone di accesso amministrativo? |
| Campagne | Chi può pubblicare, modificare, sospendere e approvare la spesa? |
| Fatturazione | Chi vede gli addebiti e chi può cambiare i dati di pagamento? |
| Report e materiali | Che cosa può essere esportato o consegnato, in quale formato? |
| Uscita | Chi trasferisce i materiali e chi verifica gli accessi prima delle revoche? |
Controllate i permessi nelle interfacce oltre che nell’accordo. Le piattaforme possono prevedere livelli di accesso diversi; verificate le facoltà effettivamente associate a ciascun utente.
Definire la consegna finale
Chiedete un elenco dei materiali necessari per continuare il lavoro: creatività nelle versioni concordate, struttura delle campagne, definizioni degli eventi, report e note sulle modifiche. Stabilite formati, tempi e responsabili. Un PDF dei risultati può essere sufficiente per leggere un consuntivo, ma non per ricostruire una configurazione.
Verificate le possibilità tecniche prima di promettere un’esportazione. Le opzioni di esportazione e i contenuti disponibili dipendono dalla piattaforma e dal report: un download non equivale necessariamente alla disponibilità di tutti i dati grezzi.
Preparare il passaggio di consegne
Stabilite una data, un referente per ogni risorsa e una verifica degli accessi prima di revocare quelli del fornitore uscente. Accertate che le persone autorizzate dall’azienda possano aprire gli account, consultare lo storico necessario e concedere i permessi al nuovo partner. Per i dati personali, applicate le istruzioni di restituzione o cancellazione previste dall’accordo pertinente: scollegare un account è un’operazione diversa.
Il passaggio è documentato quando sono identificati account, amministratori, materiali ricevuti ed eventuali elementi ancora indisponibili.
